Attività
L'Ufficio Protocollo svolge attività di gestione di tutti i documenti pervenuti al Comune di Torre De' Roveri, in particolare:
Provvede alla registrazione a protocollo di quei documenti dai quali possono nascere diritti, doveri ed aspettative di terzi e rilascia contestuale ricevuta di avvenuta protocollazione ai cittadini che ne facciano richiesta;
La registrazione a protocollo certifica l'effettivo ricevimento di un documento ad una certa data ed è idonea a produrre effetti giuridico-probatori;
Provvede a smistare agli uffici di competenza i documenti protocollati;
Applica le disposizioni in materia di accesso agli atti, fornendo al cittadino che lo richieda Indicazioni degli uffici ai quali il suo documento è stato smistato per competenza.
Tutti i documenti pervenuti al Comune di Torre De' Roveri, indipendentemente dalla forma nella quale sono redatti, vengono registrati a protocollo e smistati agli Uffici di competenza contestualmente alla loro ricezione nella stessa giornata in cui sono pervenuti, salvo i casi di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro che non permettere di evadere la corrispondenza ricevuta, per i quali è previsto l'uso del protocollo differito.
Al documento che il cittadino presenta allo sportello viene apposto un timbro con l'intestazione del Comune e la data di consegna; la copia dello stesso, timbrata e datata è restituita all'utente come ricevuta; quindi il documento viene protocollato e consegnato all'ufficio competente.